Технология работы с финансовой информацией последними годами существенным образом изменилась: широкое применение компьютерной техники и новейших информационных технологий в финансовой деятельности, в ежедневной практике финансовых учреждений, как и любых других, стало реальностью.

Тем не менее, внедрение автоматизированных информационных систем (АІС) в указанных учреждениях имеет принципиальные особенности. Известно, что как вид входного материального потока определяет характер производственного предприятия (нефть- или сахарозавода, производства беспрерывного, серийного и т.п.), так и специфика входных информационных потоков определяет специфику информационных систем. Именно поэтому в этом учебно-методическом пособии подробно рассматриваются особенности финансовой информации, которые широко раскрывают общую структуру и свойства автоматизированных информационных систем управления финансами.

Важной особенностью финансовых учреждений является то, что объект управления (основное производство) связанный с изготовлением и переработкой информации. Ведь основу деятельности таких учреждений в целом представляет работа с информацией, которая является предметом и продуктом их работы. В них автоматизация основного производства также сводится к автоматизации операций обработки соответствующих документов, т.е. к обработке информации.

Первоочередность автоматизации операций основного производства является специфическим требованием во время создания системы в управлении финансами и существенно отличает эти системы от информационных систем управления производством. АІС в финансовых учреждениях включают у себя, кроме обработки управленческой информации, также автоматизацию операций основной деятельности.

АІС в финансовых учреждениях отличаются от других АІС также тем, что используемая в них информация должна быть надежно защищенная, а самые системы - повышено «живучими» и безотказными в работе. Опыт и методы обработки финансовых документов, принятые в АІС финансовых учреждений, могут широко использоваться и во время работы с документами повышенной конфиденциальности в других таких системах.

Целью дисциплины являются изучения теоретических основ организации и функционирование информационных систем финансового учета и менеджмента в разных областях экономики и финансовых структурах в условиях применения современных информационных технологий, а также изучение организации и методологии автоматизированного решения комплексов финансовых задач с учетом современной практики финансовой деятельности, учета и отчетности в Украине, а также международных стандартов и нормативов в этой области знаний.

Управление народным хозяйством - сложный динамический процесс. На любом объекте управления с течением времени изменяются параметры и характеристики, которые описывают состояние системы. Один состояние беспрерывно заменяется другим. Для управления процессами хозяйственной деятельности следует учитывать эти изменения, а также научиться прогнозировать их и управлять ими. Поэтому изготовление управленческих решений - это в конце концов беспрерывный процесс преобразования информации.

Термин «информация» (лат. information) означает объяснение, преподавание, сообщение. Известно много определений этого понятия, которые даются за разных подходов к нему в разных научных областях.

Например, под информацией понимают те сведения, которые уменьшают степень неопределенности нашего знания о конкретном объекте. Кибернетика, для которой информация является центральным понятием, определяет его как соотношение между сведениями (данными) и их получателями. В таком случае под сведениями понимают любые данные, которые содержат знание относительно чего-нибудь и кого-нибудь.

В теории информационных систем обработки данных информация отождествляется с любыми сведениями (данными), т.е. толкуется как совокупность сведений о чем-нибудь. При кибернетическом подходе информацией есть лишь новые, полезные, весомые для пользователя сведения, и задача заключается в их получении. Естественно, что такая информация должна потенциально содержаться в упомянутых сведениях, в противном разе никакой информации получить не удастся. При подходе к информации из позиций теории автоматизированной обработки данных задачи предоставляется другой оттенок: из «сырой» информации получить «готовую» информацию.

Рассмотренные два подхода к понятию информации можно использовать не только при анализе разных объектов, а и при исследовании одной общей проблемы, например управления народным хозяйством. Необходимо лишь четко определить, какое содержание вкладывается в информацию. В зависимости от того или другого толкования информации применяется соответствующий ему аппарат анализа.

Припомним еще одно известное толкование термина «информация» -- как объекта хранения, передачи и обработки. Такое содержание вкладывается в информацию в случае технологического к ней подхода. Имеют право на существование другие взгляды на содержание информации, если они обгрунтовані соответствующими научными и прикладными позициями.

Каждая научная область, а также человеческая практика связанные со «своей» информацией. Экономическая наука, хозяйственная деятельность общества связанные с информацией, которая называется экономической. Понятие экономической информации есть центральным в экономической кибернетике и служит основным предметом теории информационных систем обработки данных. Экономическая информация как понятия, с одной стороны, принадлежит к категории «информация», а с другого - неразрывно связанная с экономикой и управлением народным хозяйством. Поэтому на экономическую информацию можно распространить разные толкования, присущие информации, но вместе с тем подчеркнуть ее особенности, которые вытекают из экономических категорий.

Экономическая информация является инструментом управления и одновременно принадлежит к его элементам. Ее нужно рассматривать как один из разновидностей управленческой информации, которая обеспечивает решение задач организационно-экономического управления народным хозяйством. Итак, экономическая информация представляет собой совокупность сведений (данных), которые отбивают состояние или определяют направление изменений и развития народного хозяйства и его звеньев. В управлении производством отличают информационные процессы, в которых информация выполняет роль предмета работы («сырая информация») и продукта работы («обработанная информация»). Если подойти к понятию экономической информации из кибернетических позиций, то информационный процесс управления можно квалифицировать как преобразование первичных сведений (входных данных) на экономическую информацию, необходимую для принятия решений, которые направлены на обеспечения заданного состояния народного хозяйства и оптимальное его развития.

Экономическая информация неотделимая от информационного процесса управления, который происходит в производственной или непроизводственной сфере. Поэтому экономическая информация используется во всех областях народного хозяйства и, естественно, во всех органах общегосударственного управления.

Экономической информации присущие некоторые особенности, которые вытекают из ее сущности. Важнейшими из них есть: зависимость от объекта управления; преобладание алфавитно-цифровых знаков как формы представления данных с изображением числовых величин в дискретном виде; ведущая значимость операций автоматизированной обработки данных (арифметических и логических) при обеспечении высокой точности результатов вычислений; необходимость оформления таких результатов в форме, удобной для восприятия человеком, значительное распространение документов как носителей входных данных и результатов обработки данных; значительные размеры переделываемой информации в случае использования в процессах обработки рядом со сменными и постоянных (постоянных) данных; необходимость получения значительного количества итогов при обработке одних и тех самых данных за разными критериями; необходимость сжатия размеров при передаче из низшего звена управления к высшей; необходимость накопления и продолжительного хранения и т.п..

Свойства экономической информации следует принимать во внимание при разработке компьютерных информационных систем обработки данных, при определении требований ко всем видов обеспечения этих систем.

Экономическая информация насчитывает много разновидностей (типов), которые выделяются на основе соответствующих классификационных схем за выбранными критериями.

Экономическую информацию различают за принадлежностью к сфере материального производства и непроизводственной сферы, дальше за областями народного хозяйства и отраслями согласно принятому группированию хозяйства. Разновидности экономической информации рассматриваются также за ее принадлежностью к областям народного хозяйства и их звеньев. Из этих позиций выделяется информация за министерствами и ведомствами, промышленными объединениями и предприятиями, цехами, участками и т.д. Рассматриваются также виды информации за ее принадлежностью к органам регионального управления и других подразделов народного хозяйства.

Экономическая информация классифицируется за этапами воспроизведения и элементами производственного процесса, которые рассматриваются как объект управления. Поэтому выделяется информация снабжения и распределения, за материальными и трудовыми ресурсами и т.п.

Экономическую информацию различают за этапами управления, рассматривая разновидности прогнозируемой, плановой, учетной, нормативной информации и информации для анализа хозяйственной деятельности, оперативного управления.

Прогнозируемая информация связана с функцией прогнозирования, плановая - с планированием (перспективным, технико-экономическим, оперативно-производственным), учетная - с бухгалтерским, финансовым, хозяйственным учетом, информация анализа хозяйственной деятельности - с функцией экономического анализа, оперативного управление и регулирование - с соответствующими функциями.

Нормативная информация используется и возникает на этапах технической подготовки производства, а также в других случаях, например при формировании цен, тарификации. Нормативная информация содержит всяческие нормы и нормативы, цены, расценки, тарифы, а также некоторые другие данные, например, заранее обусловленные табличные величины (ставки подоходного налога из граждан и т.п.).

Такая информация используется преимущественно при выполнении любых функциональных управленческих работ: прогнозирование, плановых, учетных и т.д.

Такие самые свойства имеет часть экономической информации, которая принадлежит всем функциональным разновидностям. Примером являются названия предприятий, министерств, ведомств, перечень работников на предприятии или учреждении, перечень поставщиков и покупателей и т.д. Эту информацию называют справочной. Как правило, ее формируют вместе с нормативной, создавая особые фонды нормативно-справочной информации (НД), предназначенных для решения разнообразных управленческих задач.

Экономическая информация по критерию соответствия отображаемым явлениям делится на возможную и недостоверную.

Из позиций стадий возникновения экономическая информация бывает первичной и повторной. Первичная возникает во время действия источников информации, к которым принадлежит деятельность народного хозяйства и его звеньев, деятельность органов общегосударственного управления и других общественных организаций.

Поэтому первичная информация за источниками возникновения делится на производственно-хозяйственную и директивную, а также на коллективную и индивидуальную в зависимости от характера источника информации. Повторная информация возникает в результате обработки первичной и другой повторной, или лишь первичной, или лишь повторной. Непосредственной связи с источниками информации здесь не требуется. Среди повторной различают промежуточную и результатную информацию. Результатная информация и является целью обработки данных. Промежуточная информация, роль которой значительная, возникает во время достижения этой цели. Очень часто на базе такой информации делается выбор варианта завершения обработки данных в тому или другому направления.

За полнотой экономическая информация делится на достаточную, чрезмерную и недостаточную. Для решения задач необходимая довольно конкретная по смыслу минимальная информация - достаточная. Чрезмерная содержит лишние данные, которые или совсем не используются при решении конкретных задач, или выполняют контрольно-дублирующие функции. По возможности целесообразно избавиться информации, которая не используется, и всячески ограничивать размеры дублирующей чрезмерной информации.

Экономическая информация за стабильностью делится на постоянную (постоянную), условно-постоянную и сменную. Постоянная информация не изменяет своих значений (например, отчетные данные); условно-постоянная сохраняет их на протяжении продолжительного периода (например, нормативы, нормы), а сменная характеризуется частым изменением своих значений (например, сведения о начислении заработной платы). При этом важно подчеркнуть, что период стабильности имеет конкретный характер для определенных задач, управленческих работ. Стабильность можно, например, устанавливать за временным периодом (например, месяц) или за другими факторами.

Из позиций технологии решения экономических задач различают информацию входную, промежуточную и исходную.

Информация, которая подлежит обработке (предметы работы), в управленческом процессе называется входной, или входными данными: например, первичная и повторная информация и константы - постоянные величины. К входной информации может принадлежать не только сменная, а и условно-постоянная и постоянная информация за особенно большой роли условно-постоянной. Исходная информация является итогом обработки (продуктом работы) входных данных, но она содержит рядом с результатной информацией некоторые первичные данные. Специфического значения приобретает промежуточная информация, которая нужна для решения этих самых задач в следующих периодах.

Известные и другие схемы классификации экономической информации (рис. 7): входная и исходная, внутренняя и внешняя, алфавитная, цифровая, алфавитно-цифровая, оперативная и т.д.

Разновидности экономической информации следует учитывать при организации обработки данных, построению компьютерных информационных систем, выборе вариантов технологии решения тех или других экономических задач.

Структурой экономической информации (ЕI) определяется ее строение, выделение тех или других элементов. Эти элементы называют информационными единицами. Из простых информационных единиц образовываются сложные, составу, возникают будто иерархические уровни структурного построения информации.

К выделению информационных единиц можно подходить из разных позиций в зависимости от избранного критерия структуризации. Каждый такой критерий имеет определенную цель построения структурных единиц информации. Очень часто среди таких единиц устанавливается иерархическая зависимость от простых до сложных или наоборот.

Наибольшими информационными единицами (единицами высочайшего ранга) есть те, которые соотносятся прежде всего с понятием объекта управления. За такой объект в сфере экономики берут народное хозяйство и его звена. Поэтому объектом управления считают область народного хозяйства, область промышленности, промышленное объединение (підгалузь), предприятие, коммерческую структуру и т.д.

Из позиций предприятия (коммерческой структуры) вся совокупность информации является единицей высшего ранга (уровня). Такой самой единицей высшего уровня является совокупность информации любого другого объекта управления. Эта единица известная под названием информационная база (IБ) соответствующего объекта и толкуется довольно свободно. Кроме объектов управления ими могут быть любые другие, например планирование, учет и анализ хозяйственной деятельности как функциональные управленческие работы. Поэтому уместно говорить и об их IБ.

Iнформаційна база представляет основу информационной системы любого объекта, прежде всего объекта управления, поэтому она является частью информационной системы (IС). IС, кроме информационной базы, содержит в себе еще и ее организацию в реальных условиях, ее указанное функционирование. Iнформаційною системой предполагается состав источников формирования IБ, ее взаимодействие с другими IБ, целевое назначение.

Необходимо также различать употребление понятий «информационная база» и «база данных». Iнформаційна база присущая всем без исключения объектам независимо от уровня управленческой техники. А вот понятие базы данных (БД) связывает лишь с организацией данных на принципах автоматизированного банка данных (АБД) и применение ЭВМ. Iнформаційна база в условиях использования ЭВМ может быть построена как единая база данных АБД или как совокупность нескольких таких баз (что особенно часто бывает на практике). Заметим, что в специальной литературе известные другие взгляды на понятие IБ и соотношение его с понятием БД.

Относительно видов управления информационная база объекта (например, предприятия) делится на IБ того или другого вида управления, например, организационно-экономического, социального, технологического. Дальше будет идти лишь об организационно-экономическом управлении объектом. Из позиций структурных подразделов объекта управления, используемых ресурсов отличают IБ его подразделов (производственных, коммерческих) за такими признаками: предметами и средствами работы и т.п.. Согласно стадіями (функциями) управление различают информационные базы прогнозирования, планирование, учета и т.д. Итак, IБ объекта делится на ряд подсистем, которые рассматриваются как объект управления, т.е. самостоятельные системы.

С точки зрения логики управления и размещение данных на носителях различают логическую и физическую структуру данных.

Под логической понимают структуру, которая учитывает взгляд пользователя (управленца) на данные, т.е. такую, что строится на логике управления, а не на его технике. Как правило, она многоуровневая и выделять информационные единицы можно как с низшего, так и из высшего уровня. Например, для логических структур данных в порядке агрегирования (укрупнение) характерное такое выделение элементов данных: символ реквизит показатель массив информационный поток информационная база.

Символ - это элемент данных, который не имеет содержания. Это элементарный сигнал информации (литера, цифра, знак).

Реквизит (атрибут) - это информационная совокупность наиболее низкого ранга, которая не подлежит деления на единице информации. Целесообразность выделения такой единицы объясняется тем, что нужна односторонняя характеристика конкретных объектов управления - или лишь количественная, или лишь качественная. Поэтому реквизиты бывают двух видов: реквизита-основы (реквизита-величины) и реквизита-признака. Реквизит-основа раскрывает абсолютное или относительное значения реквизита-признака. Реквизит-признак отбивает качественные свойства сущности и характеризует обстоятельства, за которые происходил тот или другой хозяйственный процесс.

Различают форму и значение реквизитов. Форма реквизита оказывается в его названии (например, профессия, сумма), а значение реквизита «профессия» - это название конкретной профессии, например, аппаратчик, литейщик, сварщик и т.п..

Реквизита-основы и реквизиты-признаки имеют разное назначение в процессе обработки информации: над реквизитами-основами выполняются арифметические операции, над реквизитами-признаками - логические.

В специальной литературе случаются синонимы реквизита, а именно: элемент, терм, атрибут, признак и т.п.

Cущность экономической информации раскрывается через экономический показатель, который представляет собой информационную совокупность с минимальным составом реквизитов-признаков и реквизитов-основ, достаточным для создания элементарного документа (документорядка).

Общий вид показателя: Р = (R1, R2, ... Rn; 0). Показатель есть структурная единица, которая характеризует любой конкретный объект управления из количественной и качественной стороны. Поэтому показатель имеет название, которое раскрывает его форму, и значение, которое дополняет форму количественно-качественными ее характеристиками. Показатель «Произведение нефти 120 млн. т» является носителем количественной и качественной характеристики соответствующей величины.

Набор взаимосвязанных данных одной формы (одного названия) со всеми ее значениями представляет собой массив данных. Примером массива может быть совокупность данных о движении денежных средств на предприятии. Массив данных есть основной информационной совокупностью, которой оперируют в информационных процедурах.

Совокупность массивов данных, которые касаются одного и того самого участка управленческой работы, называют информационным потоком.

При физическом подходе к структуре экономической информации (т.е. из позиций ее представления на носителях) соответствующие структурные единицы выделяются в зависимости от носителя информации и способа ее фиксации.

Задание 2

Ответить на вопросы, используя КИС «Лига: Закон»:

1. Сколько действующих документов Мннфина Украины ссылаются на Закон "О системе налогообложения"?

С помощью «поиска по реквизитам» ищем «Закон». Выбираем Вид документа: «Закон». В поле «слова из названия» вводим - «систем налогообл.». Документ найден. Правой клавишей мышки выбираем в меню «информация о документе». Там выбираем пункт «Документы, которые ссылаются на данный». Открываем этот список. В списке делаем правой клавишей мышки «Динамический навигатор по списку». Выбираем «по издателю» - Минфин. В этом списке опять делаем поиск «по реквизитам в пределах списка». В поле «статус документа» выбираем «действующий». Открывшийся список - конечный.

Ответ: 15

2. Какое количество Законов Украины, которые относятся к тематическому направлению "Налогообложение", было опубликовано в "Официальном вестнике Украины" в 2007 году?

Выбираем слева на мониторе «Официальное опубликование». Там выбираем «Официальный вестник Украины» за 2007 год. В открывшемся списке делаем правой клавишей «Динамический навигатор по списку» по направлениям. Выбираем «налогообл.» В этом новом списке опять делаем «Динамический навигатор по типу» - Законы. Это конечный список.

Ответ:

3. Назовите номер Постановления КМ Украины, в котором дается определение тому, что относится к удостоверениям личности.

На левой панели выбираем понятие «посвідч.» - найти термин «Документ, который свидетельствует лицо»

Ответ: Постановление КМ № 1147

4. Назовите дату введения в действие Закона "Об обороне Украины", принятого Верховным Советом в 1991 году.

С помощью «поиска по реквизитам» выбираем тип «Закон», слова из названия - «оборон. Укр.», дата принятия - «1991». Открыть закон. Правой клавишей мышки выбираем в меню «информация о документе». Там выбираем пункт «Документы, которые ссылаются на данный». Открываем этот список. Полученный перечень документов отсортировываем «в прямом порядке» - т.е. по возрастанию дат. Открыть текст Постановления ВС «О порядке введения в действие Закона Украины «Об обороне Украины». В первой статье этого Постановления указано, что Закон вводиться в действие «с момента его принятия».

Ответ: 06.12.1991 г.

5. Назовите 3-е по счету, выкрашенное красным цветом, слово в тексте "Положение о Реестре плательщиков налога на добавленную стоимость".

С помощью «поиска по реквизитам» выбираем тип «Положение», слова из названия - «реестр плат. налог.». Находим приказ ДПА Украины «Об утверждении Положения о Реестре плательщиков налога на добавленную стоимость». Открываем текст. Нажимаем на кнопку вверху страницы «Синхронный перевод на русский язык». Получаем текст в переводе. Перелистываем текст до третьего, не переведенного и поэтому выкрашенного в красный цвет слова - «дванадцятимісячного».

Ответ: «дванадцятимісячного»